Het ’n elektroniese handtekening op ’n dokument dieselfde regsgeldigheid as ’n handgeskrewe handtekening?

Die wêreld beweeg voortdurend na meer digitalisering en organisasies implementeer toenemend elektroniese en outomatiese oplossings om papiergebaseerde prosesse te verminder. Een van die vele oplossings is die elektroniese ondertekening van dokumente.

Ondertekening van dokumente

Daar kan na ’n handtekening verwys word as ’n merk wat deur ’n persoon gemaak word met die bedoeling om bepaalde feite, verklarings of ’n ooreenkoms te aanvaar en wat in staat is om die volgende doel te dien:

• Identifiseer die persoon wat die dokument onderteken;
• Behels ’n daad van aanvaarding ten einde die persoon wat onderteken, te verbind;
• Optree as ’n merk wat slegs deur die persoon wat die dokument onderteken, gemaak kan word;
• Sigbaar, verstaanbaar en billik wees; en
• Verifieerbaar wees deur middel van ’n onafhanklike toets.

Kragtens Suid-Afrikaanse wetgewing moet ’n onderskeid getref word tussen dokumente wat slegs geldig en afdwingbaar is as  die dokumente behoorlik onderteken is deur die partye, d.w.s. dokumente wat wetlik vereis word om onderteken te word, en dokumente wat nie kragtens wetgewing onderteken hoef te word nie.

Dit het egter gebruiklik geword dat partye dokumente onderteken om hul voorneme en aanvaarding van bepalings en voorwaardes te boekstaaf, hoewel die blote ondertekening van die dokument dit nie geldig en bindend gemaak het nie. 

Wet op Elektroniese Kommunikasie en Transaksies 25 van 2002 (die Wet)

Kragtens die Wet beteken “Databoodskap data wat op elektroniese wyse voortgebring, gestuur, ontvang of geberg word”.  “Elektroniese handtekening” word gedefinieer as “data wat geïnkorporeer word by, of logies geassosieer word met ander data en wat deur die gebruiker bedoel is om as ’n handtekening te dien”.

Volgens die bepalings van die Wet word twee tipes elektroniese handtekeninge erken:

1. Data gekoppel aan, geïnkorporeer by of logies geassosieer met ander data en wat deur die gebruiker bedoel is om as ’n handtekening te dien. Sodanige elektroniese handtekening kan gebruik word om dokumente te onderteken in situasies waar wetgewing nie ’n gevorderde elektroniese handtekening vereis nie. Hierdie handtekeninge is ook voldoende waar ’n handtekening vereis word deur die partye betrokke by ’n elektroniese transaksie wat nie spesifiseer watter tipe handtekening gebruik moet word nie. Die geldigheid van die handtekening sal dan afhang daarvan of ’n metode gebruik word om die betrokke persoon te identifiseer en om die persoon se goedkeuring van die inligting wat gekommunikeer word, aan te toon en, met inagneming van al die relevante omstandighede op die betrokke stadium, dat die metode wat gebruik is betroubaar en toepaslik was vir die doel waarvoor die kommunikasie gebruik is.
2. Die tweede tipe elektroniese handtekening staan bekend as ’n gevorderde elektroniese handtekening (GEH). Dit is soortgelyk aan ’n normale elektroniese handtekening maar is veiliger aangesien dit slegs uitgereik kan word deur ’n verifikasie-diensverskaffer wie se produkte en dienste deur die South African Accreditation Authority geakkrediteer is. ’n GEH is slegs op elektroniese dokumente van toepassing en is verpligtend vir dokumente wat wetlik vereis word om skriftelik en onderteken te wees.

Daar moet egter op gelet word dat kragtens die Wet die volgende nie elektronies aangegaan kan word nie maar op skrif moet wees:

• ’n Ooreenkoms vir die verkoop van vaste eiendom;
• ’n Langtermyn-ooreenkoms vir vaste eiendom, soos ’n huurkontrak, wat 20 jaar te bowe gaan;
• ’n Wissel soos ’n tjek; en
• Testamente of kodisille.

In die lig van die voorgaande sal ’n dokument wat met ’n elektroniese handtekening onderteken is, aanvaar word as voldoende bewys dat die ondertekenaar akkoord gaan met die bepalings en voorwaardes wat in die dokument beliggaam is. In wese is ’n aanlyn elektroniese handtekening in ’n handelstransaksie die ekwivalent van ’n handgeskrewe handtekening. Dit is egter belangrik om te beklemtoon dat in gevalle waar ’n handtekening wetlik vereis word en die betrokke wet nie spesifiseer watter tipe handtekening gebruik moet word nie, net ’n GEH voldoende sal wees.