Die belangrikheid van internetbankkontroles

Click here for ENGLISH

Ons ondervind gereeld by ons kliënte, en veral by kleiner organisasies, dat bestuur van mening is dat dit nie koste-effektief of nodig is om omvattende kontroles in plek te hê nie.

Dit is egter gewoonlik in daardie situasies waar bestuur ‘n groot mate van vertroue op die boekhouer of rekenmeester plaas, waar bedrog geneig is om plaas te vind. Dit is deel van die menslike natuur dat daardie vertroue na jare se saamwerk vestig, veral by kleiner organisasies waar daar slegs ‘n paar werknemers is wat oor die jare soos familie word. Bestuur verwag nie dat hierdie werknemers bedrog sal pleeg nie en dit is hoekom kontroles geweldig belangrik is.

Die COVID-19-pandemie het ‘n desperaatheid by mense ontlok, veral by organisasies wat ‘n finansiële terugslag beleef het en waar werknemers bekommerd was oor werksekuriteit. Daar is die afgelope tyd ‘n toename in berigte van boekhouers wat bedrog pleeg.

Die groot risiko bestaan waar een persoon die reg het om ‘n betaling te laai en vry te stel. Daardie persoon het dan die geleentheid om persoonlike uitgawes te betaal of geld in hul persoonlike bankrekeninge oor te dra, aangesien daar geen persoon is wat die transaksie nagaan en magtig nie.

By kleiner organisasies voel bestuur dalk dat dit ‘n mors van tyd is om elke betaling te magtig, en dat hul bloot aan die einde van die maand die bankstate kan nagaan. Bestuur moet egter in gedagte hou dat ‘n persoon wat bedrog pleeg, dit juis op so ‘n wyse gaan doen dat dit nie maklik apgemerk sal word nie.

Dit is dikwels baie moeilik om verdagte transaksies te identifiseer deur slegs na die bankstate te kyk omdat die oortreders juis die transaksies as besigheidstransaksies sal kamoefleer deur vreemde bedrae te gebruik (nie ronde bedrae nie) en beskrywings wat sal lyk soos betalings aan verskaffers. Die bankbesonderhede word ook dikwels as die name van verskaffers gelaai sodat dit nie bestuur se aandag trek nie.

Die effektiefste manier om hierdie tipe bedrog te voorkom is om die volgende kontrole in plek te stel:

• Die rekenmeester/boekhouer moet die betalings op die aanlyn-bankstelsel laai.
• Die gelaaide betaling moet vergesel word met die oorspronklike stawende dokumentasie ter voorbereiding vir bestuur se magtiging.
• Bestuur moet finale matiging ten opsigte van betalings uitvoer.

Verder is dit belangrik om te onthou dat ‘n direksie ‘n fidusiêre plig het, in terme van die Maatskappywet, om in die beste belang van die maatskappy op te tree, en om redelike sorg, vaardigheid en omsigtigheid tydens die uitoefening van pligte toe te pas. Deur die bogenoemde kontrole in plek te stel, sal gesonde korporatiewe bestuur bevorder word.

Bestuur kan dalk dink dat hul nie die kontroles hoef te implementeer nie omdat die state byvoorbeeld aan ‘n oudit onderhewig is, maar dit is ‘n uiterste gevaarlike aanname om te maak. Die ouditeur se verantwoordelikheid met betrekking tot bedrog tydens ‘n oudit van finansiële state is om redelike gerusstelling te kry dat die finansiële state as ‘n geheel vry is van wesenlike wanvoorstelling, hetsy veroorsaak deur bedrog of foute.

As gevolg van die inherente beperkings van ‘n oudit, is daar ‘n onvermydelike risiko dat sommige wesenlike wanvoorstellings van die finansiële state nie opgespoor kan word nie, selfs al is die oudit behoorlik beplan en uitgevoer in ooreenstemming met die Internasionale Ouditstandaarde.

Ongelukkig, as gevolg van die ware aard van die definisie van bedrog, word dit dikwels vir ‘n tydperk nie opgemerk nie aangesien die persoon wat die bedrog pleeg, dit doelbewus op so ‘n wyse doen dat hulle nie gevang sal word nie.